¿CÓMO SE INTEGRA UN EXPEDIENTE DE COLABORADORES?

¿CÓMO SE INTEGRA UN EXPEDIENTE DE COLABORADORES?
Documentos
Expediente
Trabajadores
Javier Arreguin Ruiz
Escrito por: Javier Arreguin Ruiz 10/06/2019

Se conoce como expediente de los trabajadores al conjunto de documentos que incorporan los actos de la vida administrativa del personal de una empresa (documentación de identificación personal, antecedentes familiares, historial profesional y desempeño laboral, nombramientos, altas, bajas y modificaciones salariales presentadas ante el IMSS e Infonavit, entre otros).

El objetivo de integrar un expediente de personal es facilitar el proceso de administración de control a fin de identificar la información de cada integrante del capital humano de la empresa.

Por lo mismo, el expediente debe ser actualizado cada que existan cambios en el estatus de contratación "incluyendo aspectos salariales, cambios de adscripción o de tipo personal como estado civil, académico, beneficiarios y otras particularidades", la documentación que en su caso se genere deberá ser adicionada al expediente.

Conviene destacar que la conservación del expediente de los trabajadores, en términos del artículo 804 de la LFT, es de un año después de que se extinga la relación laboral.

¿Cuándo inicia la integración del expediente personal?

La integración del expediente personal inicia en el momento en que es contratado el nuevo empleado, ya que se le solicitan documentos, tales como: comprobante de domicilio, constancia del último grado de estudios, copia del RFC, copia de la cartilla del Servicio Militar Nacional, de la CURP, de identificación oficial, de inscripción en el IMSS (hoja rosa), referencias personales, cartas de recomendación y examen médico.

Con el transcurso del tiempo se le van adicionando más datos para poder verificar el desarrollo de cada empleado dentro de la empresa y de esa forma evaluar un posible ascenso ante la salida de algún otro empleado o por la creación de un nuevo proyecto.

El expediente laboral es útil como medio de probanza ante algún conflicto laboral, pues en el artículo 784 de la LFT se establece que, en caso de que exista una controversia laboral, la JCA eximirá al trabajador de la carga de la prueba y requerirá al patrón la exhibición de documentos, tales como:

  1. Fecha de ingreso del trabajador.
  2. Antigüedad.
  3. Inasistencias.
  4. Causas de rescisión de la relación laboral.
  5. Término del vínculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado, según lo señalado en la LFT.
  6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa de despido.
  7. Contrato de trabajo.
  8. Duración de la jornada laboral.
  9. Pago de días de descanso y obligatorios.
  10. Disfrute y pago de las vacaciones.
  11. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad.
  12. Monto y pago del salario.
  13. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas.
  14. Incorporación y aportación al Fondo Nacional de la Vivienda.

Los datos requeridos por las autoridades laborales, en determinado momento, se localizan en diversos documentos, los cuales deben identificarse y tenerse al alcance para evitar inconvenientes. A continuación, se presenta una lista de documentos que son necesarios para conservar y obtener información del empleado.

  • Solicitud de empleo
  • Datos generales (Como ) y periodo de contratación
  • Identidad y edad
  • Estado civil
  • Cédula profesional
  • Comprobante de estudios
  • CURP
  • Estudio socio-económico realizado por la empresa
  • Acta de nacimiento
  • Cartas de recomendación de trabajos anteriores, cuyos datos se cotejarán con los proporcionados en la solicitud de empleo o en el currículo
  • Referencias personales
  • Copia de identificaciones oficiales
  • Documento fuente
  • Información obtenida
  • Contrato individual de trabajo
  • Aviso de inscripción ante el IMSS (Afil-02)
  • Inscripción ante el IMSS e Infonavit
  • Fecha de ingreso a la empresa
  • Control de evaluaciones
  • Contrato individual de trabajo
  • Contrato de seguro de vida
  • Credencial expedida por la empresa
  • Examen de conocimientos practicado por la empresa (cuando esté previsto aplicarlo)
  • Cédula de identificación fiscal (con la clave del RFC)
  • Conocimientos técnicos o profesionales
  • Antigüedad laboral
  • Incapacidades expedidas por el IMSS
  • Control de incidencias (como faltas, permisos e incapacidades)
  • Tarjetas o listas de asistencia
  • Inasistencias justificadas o injustificadas
  • Control de autorizaciones especiales o para laborar tiempo extraordinario
  • Recibo de finiquito o liquidación
  • Duración de las relaciones laborales, horario de trabajo y días de descanso
  • Control de vacaciones disfrutadas
  • Pago de vacaciones y de la prima correspondiente
  • Contrato de tarjeta de débito, utilizada para pagar los sueldos
  • Pago del salario normal, horas extra o días festivos
  • Pago de aguinaldo, vacaciones, participación en las utilidades de la empresa, gratificaciones, vales, etcétera
  • Pagos efectuados mediante las cédulas de liquidación emitidas por el Sistema Único de Autodeterminación (SUA)
  • Pago de la prima de antigüedad
  • Estado de cuenta de la Administradora de fondos para el retiro (Afore) respectiva

Documentos que se anexan al inicio de la relación laboral.

Antecedentes familiares y personales

Para conocer los antecedentes familiares del trabajador, no se requiere solicitar documentación, pues en este caso el entrevistador debe realizar diferentes preguntas como las que a continuación se enumeran y plasmarlas por escrito:

· ¿Con quién vives? · ¿A qué se dedican tus padres? · ¿Cuántos hermanos tienes? · ¿A qué se dedican? · ¿Alguno de ellos padece alguna enfermedad crónica? · ¿Cómo consideras tu estado de salud? · ¿Haces algún tipo de ejercicio?, etcétera.

Dichas preguntas sirven para averiguar si el trabajador puede ser propenso a alguna enfermedad, de esa forma si por algún motivo llegara a presentarse se haría la gestión correspondiente ante la autoridad laboral para que no se considere como una enfermedad de trabajo.

Asimismo, al hacer esas preguntas el entrevistador podrá conocer si el trabajador contribuye al sostenimiento económico de su familia, ya que en ese caso, será más fácil que tenga una estabilidad en el empleo.

Cartas de recomendación

Son documentos que extiende la empresa donde se prestaron los servicios. En éstas se dan referencias del comportamiento que tuvo el trabajador durante el tiempo que duró la relación laboral.

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